Administratorem danych osobowych (dalej jako Dane) przetwarzanych przez nas w związku
z prowadzeniem działalności gospodarczej jest NEŁSA Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Opolu (kod: 45-061) przy ul. Katowickiej 67B/16, KRS 24048, NIP 7542432343, zwana dalej Administratorem lub Spółką.
Spółka jest członkiem grupy portfelowej (kapitałowej) NEŁSA, w skład której wchodzą:
– NEŁSA Sp. z o.o. z siedzibą w Opolu (kod: 45-061) przy ul. Katowickiej 67B/16,
– NELSBUD Sp. z o.o. z siedzibą w Opolu (kod: 45-061) przy ul. Katowickiej 67B/16,
– NELSBUD Sp. z o.o. Sp. k. z siedzibą w Opolu (kod: 45-061) przy ul. Katowickiej 67B/16,
– NEŁSA GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (kod: 00-777) przy ul. Włoskiej 8,
– NEŁSA GROUP Sp. z o.o. Sp. k. z siedzibą w Warszawie (kod: 00-777) przy ul. Włoskiej 8,
(dalej jako grupa NEŁSA).
Wszelkie dane osobowe są przetwarzane zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem,
w szczególności zgodnie z RozporządzenimParlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), OJ L 119, 4.5.2016, str. 1-88(dostępne pod adresem http://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj) (dalej jako RODO).
Dane oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatorów takich jak: imię
i nazwisko, numer identyfikacyjny PESEL, dane o lokalizacji, dane wrażliwe (jak: pochodzenie rasowe, poglądy polityczne, przekonania religijne, przynależność wyznaniowa, stan zdrowia, etc.) lub jeden bądź kilka szczegółowych czynników określających daną osobę fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, etc. (dalej Dane).
Otrzymaliśmy je od Państwa lub Spółek powiązanych w związku z zawartymi umowami
i świadczonymi usługami lub na zasadzie dobrowolnego przekazania/udostępnienia przez Państwa w związku z chęcią nawiązania współpracy, a także z innych źródeł zgodnie z prawem (tymi źródłami mogą być źródła publiczne, np. rejestry KRS, CEIDG) – w każdym ze wskazanych przypadków weryfikujemy czy mamy podstawę prawną przetwarzania Państwa danych osobowych.
3.1. Możemy przetwarzać Państwa dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy zawartej między Państwem a Spółką, a także dla celów podatkowych
i rachunkowych oraz na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki.
3.2. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
– niezbędnośćdanych osobowych do wykonania umowy, której są Państwo stroną, tj. art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
– niezbędnośćdanych osobowych do wypełnienia prawnego obowiązku ciążącego na Spółce, tj. art. 6 ust. 1 lit. c RODO (w zakresie w jakim wykorzystujemy Państwa Dane, np. aby zaoferować Państwu nasze nowe usługi);
– prawnie uzasadniony interesSpółki, tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO (w zakresie w jakim wykorzystujemy Państwa Dane, np. monitorowania Państwa aktywności, prowadzenie działań marketingowych, kontaktowanie się z Państwem, wsparcie dla usług finansowych, organizacja programów lojalnościowych, windykacja należności, prowadzenie analiz statystycznych, przechowywanie danych w celach archiwizacyjnych).
3.3. Podanie przez Państwa danych osobowych było konieczne dla zawarcia umowy
i wykonywania zawartej między nami umowy. Brak podania tych danych spowodowałby brak możliwości zawarcia i wykonywania tej umowy.
Administrator dokłada należytej (szczególnej) staranności w celu ochrony interesów osób fizycznych, których Dane dotyczą, a więc zapewnia, że zbierane Dane są:
– przetwarzane zgodnie z obowiązującym prawem, rzetelnie, a także w sposób przejrzysty dla osób, których Dane dotyczą;
– zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach, a ponadto nie są przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
– prawidłowe i aktualne oraz w razie potrzeby uaktualniane;
– przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których Dane te są przetwarzane;
– przetwarzane w sposób zapewaniający odpowiednie bezpieczeństwo Danych.
Dane przetwarzamy w wielu sytuacjach, m. in. takich jak: gdy udostępnili nam Państwo swoje Dane osobiście za pośrednictwem różnych środków przekazu (kanałów komunikacji, np. złożenia swojej aplikacji o pracę, skierowania zapytania/oferty mailowo lub telefonicznie) lub w ramach naszej obustronnej współpracy podczas negocjacji, podpisywania lub realizacji umowy, ale także wówczas, gdy pozyskaliśmy Państwa Dane z innych źródeł (np. od firmy z którą Państwo współpracują, a która jest naszym kontrahentem, od firm z którymi wspólnie współpracujemy, od firmy która współpracuje z Państwem, a która chce rozpocząć współpracę z nami, etc.).
6.1. Jakie Dane przetwarzamy w związku z rekrutacją?
Jako Administrator przetwarzamy Dane osób ubiegających się o zatrudnienie/ współpracę, przekazane nam wszelkimi dostępnymi kanałami rekrutacji, w szczególności przetwarzamy wszelkie Dane przekazane naszej grupie kapitałowej w ramach aplikacji oraz zebrane w ramach procesu rekrutacji, w zakresie niezbędnym do prowadzenia procesu rekrutacji, a w szczególności zgodnym z wyrażoną zgodą przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie/ współpracę.
W związku z prowadzeniem procesu rekrutacji (rekrutacją) jesteśmy uprawnieni do przetwarzania Danych takich jak (niektóre Dane zależą od wyrażonej przez Państwa zgody):
– Dane identyfikacyjne,
– Dane teleadresowe,
– Dane dotyczące wykształcenia,
– Dane dotyczące umiejętności i dotychczasowego zatrudnienia,
– Dane dotyczące uprawnień,
– wszelkie inne Dane przekazane nam dobrowolniew ramach procesu rekrutacji (w jego trakcie).
6.2. Jaki jest cel przetwarzania Danych w związku z rekrutacją?
W związku z prowadzeniem procesów rekrutacji (rekrutacją) przetwarzamy Dane
w następujących celach:
– uzyskania i rozpatrzenia kandydatury, a także realizacji procesu rekrutacji, zaś w przypadku wyrażenia zgody, także dla potrzeb przyszłych rekrutacji lub rekrutacji w ramach grupy NEŁSA,
o której mowa w ust. 1 powyżej,
– obrony przed potencjalnymi roszczeniami lub w celu kierowania ewentualnych roszczeń.
6.3. Jaka jest podstawa prawna przetwarzania Danych w związku z rekrutacją?
Podstawą prawną przetwarzania Danych przez nas są przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu pracy oraz aktów wykonawczych, a w zakresie szerszym aniżeli określony w przytoczonych przepisach oraz w zakresie przyszłych rekrutacji, Państwa dobrowolna zgoda.
Podanie Danych w jest zawsze dobrowolne, jednak niezbędne do przeprowadzenia procesów rekrutacji i nawiązania ewentualnej dalszej współpracy.
6.4. Jak długo będą przetwarzane Dane w związku z rekrutacją?
Dane będą przetwarzane w celach, o których mowa w ust. 6.2. powyżej, przez okres trwania procesu rekrutacji lub przyszłych (w zależności od wyrażonej zgody), a następnie do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Jednocześnie, w celu rozliczalności Spółka będzie przechowywać dane przez okres, w którym jest zobowiązana do zachowania danych lub dokumentów je zawierających dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych, w tym umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy publiczne, tj. przez okres w jakim możliwe jest potencjalne dochodzenie roszczeń przez Spółkę
i w stosunku do niej w związku z wykonywaniem Państwa umowy, tj. w przypadku przedsiębiorców okres wynosi co do zasady 3 lata, a w przypadku innych osób, w tym konsumentów co do zasady 10 lat.
6.5. Kto jest odbiorcą Danych w związku z rekrutacją?
Dane są przetwarzane przez nas mogą być przekazane innych spółkom z grupy NEŁSA oraz podmiotom wspierającym nasze działania operacyjne, w tym proces rekrutacji oraz świadczącym na naszą rzecz usługi (np. IT, outsourcingu, księgowe, etc.).
7.1. Jakie dane przetwarzamy w związku z relacjami biznesowymi?
Jako Administrator przetwarzamy Dane naszych partnerów biznesowych (inwestorów, generalnych wykonawców, podwykonawców, kontrahentów), ich pracowników/zleceniobiorców lub współpracowników, Dane innych osób przekazane nam w ramach negocjacji lub realizacji umów, a także innych osób nawiązujących kontakt z nami za pośrednictwem telefonu lub poczty elektronicznej e-mail. W związku z relacjami, o których mowa w zdaniu poprzednim, możemy przetwarzać następujące dane: Dane identyfikacyjne, Dane teleadresowe, Dane dotyczące stanowiska pracy i uprawnień zawodowych, a także wszelkie inne Dane przekazane nam
w związku ze współpracą.
Powyższe Dane pozyskujemy bezpośrednio od osób, których Dane dotyczą, a także pośrednio od innych osób, np. od ich pracodawców/ zleceniodawców/ osób nadrzędnych stanowiskowo/ współpracowników, zaś pozyskanie odbyło się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
w tym zgodnie z RODO.
7.2. Jaki jest cel przetwarzania Danych w relacjach biznesowych?
Dane, w relacjach biznesowych, są przetwarzane w następujących celach:
– nawiązanie współpracy,
– negocjacje umowy,
– zawarcie i wykonanie umowy,
– rozliczenie umowy,
– korespondencja w zakresie skierowanych zapytań/ wniosków oraz prowadzenie dalszej korespondencji,
– marketing, etc.,
– ochrona prawna przed ewentualnymi roszczeniami oraz ich dochodzenie.
7.3. Jaka jest podstawa prawna przetwarzania Danych w relacjach biznesowych?
Podstawą prawną przetwarzania Danych jest:
– niezbędnośćdo wykonania umowy lub podjęcia działań zmierzających od jej zawarcia na żądanie osoby, której Dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
– niezbędnośćdanych osobowych do wypełnienia prawnego obowiązku ciążącego na Spółce, tj. art. 6 ust. 1 lit. c RODO (w zakresie w jakim wykorzystujemy Państwa dane, np. aby zaoferować Państwu nasze nowe usługi),
– realizacja prawnych obowiązków nałożonych na Administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
– prawnie uzasadniony interesSpółki, tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO (w zakresie w jakim wykorzystujemy Państwa dane, np. monitorowania Państwa aktywności, prowadzenie działań marketingowych, kontaktowanie się z Państwem, wsparcie dla usług finansowych, organizacja programów lojalnościowych, windykacja należności, prowadzenie analiz statystycznych, przechowywanie danych w celach archiwizacyjnych).
Zastrzegamy, że podanie Danych jest dobrowolne, jednak może okazać się niezbędne do negocjacji, zawarcia lub wykonania umowy lub do udzielenia odpowiedzi na skierowane zapytanie/ ofertę oraz w celu prowadzenia korespondencji w związku ze zdarzeniami opisanymi wcześniej.
7.4. Jak długo Dane będą przetwarzane w relacjach biznesowych?
Dane zebrane w celach negocjacji, zawarcia i wykonania umowy będą przetwarzane przez czas trwania umowy, a następnie do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń stron umowy.
Jednocześnie, w celu rozliczalności Spółka będzie przechowywać dane przez okres, w którym jest zobowiązana do zachowania danych lub dokumentów je zawierających dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych, w tym umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy publiczne, tj. przez okres w jakim możliwe jest potencjalne dochodzenie roszczeń przez Spółkę
i w stosunku do niej w związku z wykonywaniem Państwa umowy, tj. w przypadku przedsiębiorców okres wynosi co do zasady 3 lata, a w przypadku innych osób, w tym konsumentów co do zasady 10 lat.
7.5. Kto jest odbiorcą Danych w relacjach biznesowych?
Dane mogą być przekazywane innym spółkom z grupy NEŁSA, wymienionym w ust. 1 powyżej, naszym partnerom biznesowym (np. inwestorom, podwykonawcom, usługodawcom – w ramach ewentualnej współpracy przy danej inwestycji/ kontrakcie/ projekcie) oraz innym naszym kontrahentom wspierającym nasze działania (np. działy IT, marketingu, rachunkowe, etc.).
Państwa Dane mogą trafić poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Grupa NEŁSA podejmuje wszelkie odpowiednie kroki w celu zapewnienia ochrony Państwa Danych poprzez stosowanie określonych klauzul, które zatwierdziła Komisja Europejska (lub stwierdzony odpowiedni stopień ochrony).
W związku z przetwarzaniem przez Spółkę Państwa danych osobowych przysługują Państwu określone uprawnienia:
– mają Państwo prawo do informacji, jakie dane osobowe dotyczące Państwa są przez Spółkę przetwarzane oraz do otrzymania kopii tych danych (tzw. prawo dostępu). Wydanie pierwszej kopii danych jest darmowe, za kolejne jesteśmy uprawnieni do naliczenia opłaty manipulacyjnej;
– jeżeli przetwarzane dane staną się nieaktualne lub niekompletne (lub w inny sposób niepoprawne), gdyż nie sprostowaliśmy ich z jakiegokolwiek powodu, mając od Państwa wiedzę, że się zmieniły, mają Państwo prawo żądać ich sprostowania;
– w pewnych okolicznościach (sytuacjach) mogą Państwo zwrócić się do Spółki o usunięcie swoich danych osobowych, tj. kiedy dane przestaną być nam potrzebne do celów, o których Państwa informowaliśmy, jeżeli do przetwarzania doszłoby niezgodnie z prawem albo jeśli konieczność usunięcia danych wynikła z ciążącego na Spółce obowiązku prawnego;
– jeżeli uznają Państwo, że przetwarzane dane osobowe są nieprawidłowe, przetwarzane są niezgodnie z prawem, lub nie potrzebujemy już określonych danych, mogą Państwo także żądać, abyśmy przez określony, potrzebny czas (np. sprawdzenia poprawności danych lub dochodzenia roszczeń) nie dokonywali na danych żadnych operacji, a jedynie je przechowywali.
Jeżeli przetwarzanie Danych odbywa się na podstawie Państwa dobrowolnej zgody, mają Państwo prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w tym RODO.
Mogą się Państwo z nami skontaktować:
– listownie: na adresy podane w ust. 1 powyżej
– telefonicznie: +48 (77) 454 88 44
– mailowo: biuro@nelsa.pl